Excel(lent) importieren

HAEME ULRICH Die meisten Tabellen entstehen in Microsoft Excel. Viele Publisher ärgern sich über diesen «Office-Kram». Dies, weil die Programme aus dem Hause Microsoft für die Bürowelt entwickelt wurden. Von Typografie und Gestaltung keine Spur, das Zielpublikum ist ein anderes.

InDesign hilft mit guten Importfiltern für Word und Excel aus der Misere.

Die Word-Importoptionen beschreiben wir in einem späteren Artikel, dieser Beitrag widmet sich dem Excel-Import.

Import-Optionen

Vorneweg gleich das, was nicht geht: Von Diagrammen in Excel-Tabellen will InDesign nichts wissen.

Und das geht: Über Platzieren wählen Sie die zu importierende Excel-Datei an. Auch ohne Klick auf Importoptionen kommen Sie in den erweiterten Excel-Importdialog.

Bei Blatt geben Sie die zu importierende Excel-Tabelle an. Eine Excel-Datei kann mehrere Tabellen (Blätter) beinhalten.

Ansicht bestimmt, ob in Excel definierte Ansichten beim Import berücksichtigt werden sollen. Wichtig ist der Zellbereich. Standardmässig wählt hier InDesign die Zellen aus, die auch einen Inhalt besitzen.

Tabelle trennt den Weizen vom Spreu: Sie können entweder Formatierungen aus Excel übernehmen, sie bewusst ignorieren oder die Tabelle als mit Tabulatoren getrennten Text importieren. Im Alltag brauchen Sie oft Unformatierte Tabelle.

Auch aus OpenOffice

Wer wie ich statt Microsoft Office OpenOffice verwendet, muss die Zellinhalte in OpenOffice vor dem Import als Text formatieren. Am einfachsten über die Text als Formatierung eingeben. Dann sichern Sie die OpenOffice-Datei einfach als Excel-File ab und gehen genau gleich vor wie bei Excel-Files.

Tabelle einfliessen lassen

Nach dem OK-Klick im Importdialog bekommen Sie einen gefüllten Cursor. Mit dem klicken Sie in das InDesign-Layout, damit die Tabelle einfliessen kann. Wie beim Textimport können Sie bei gedrückter Shift-Taste den automatischen Textfluss aktivieren. So läuft die gesamte Excel-Tabelle in die InDesign-Datei. Bei Bedarf werden neue Seiten eingefügt. Alt-Shift füllt nur vorhandenen Platz auf und erstellt keine neuen Seiten. So können Sie Tabellen vollautomatisch über mehrere Spalten oder Seiten umbrechen.

Die Lücke in InDesign ...

Eine Tabelle kann Zeichen- und Absatzformate enthalten. Das ist aber auch alles, was InDesign für die automatische Formatierung zu bieten hat! Die in InDesign CS2 eingeführten Objektstile umfassen leider keine Tabellenattribute.

... und das Stopfmaterial!

Wie immer, wenn Programme noch Lücken aufweisen, springen findige Entwickler ein und schmeissen rasch eine Erweiterung auf den Markt. Für die Formatierung von Tabellen in InDesign gibt es drei Ansätze von unterschiedlichen Herstellern: WoodWing SmartStyles, Teacupsoftware TableStyles & CellStyles und PDS Associates PopTabFmClip.

SmartStyles erweitert die Bibliotheksfunktion von InDesign. Und zwar können Sie eine fertig formatierte Tabelle aus dem InDesign-Layout in eine SmartStyles-Bibliothek ziehen. Im Gegensatz zu normalen InDesign-Bibliotheken erlaubt es diejenige von SmartStyles, auch bloss das Aussehen der Tabelle aus der Bibliothek zu ziehen und einer Tabelle zuzuweisen. An die Grenzen kommt das Plug-in erst, wenn sich die Anzahl Zellen bei der zu formatierenden Tabelle markant von der Vorlage in der Bibliothek unterscheidet.

Natürlich können Sie mit SmartStyles nicht nur Tabellen formatieren. Auch für Textboxen ist die Erweiterung ein Segen.

Das Plug-in kostet rund 200 Franken. Eine Demoversion können Sie sich bei Impressed (www.impressed.de) herunterladen.

TableStyles & CellStyles wurde explizit für Tabellen entwickelt. Das Plug-in ist so gut integriert, dass man meinen könnte, die Funktionen gehöre zum Standardumfang von InDesign.

Am einfachsten stellen Sie sich die Funktionsweise so vor: Mit TableStyles definieren Sie Stile für die ganze Tabelle, was vergleichbar mit den Ab­­satzformaten ist. Die CellStyles sind dann quasi die Zeichenformate, also die Formatierungen einzelner Zellen.

Auch die XML-Funktionen der Tabellen erweitern das Plug-in. So können Tabellen- und Zellstilen direkt XML-Tags zugewiesen werden, was den XML-Import und -Export enorm aufwertet.

Das Plug-in ist direkt über den Hersteller zu beziehen – auch als Demo: www.teacupsoftware.com. Die Pro-Version, die wir hier beschreiben, kostet rund 380 Franken.

PopTabFmClip von PDS Associates ist ein kostenpflichtiges JavaScript. Der eigen­artige Name des Scripts soll so etwas heissen wie pop tables from clipboard – füge Tabellen aus der Zwischenablage ein. Mehr kann es denn auch nicht. Die Idee ist, dass man Tabellen in InDesign formatiert und dann Inhalt aus Excel per Copy/Paste in die bestehende Tabelle einfügt. Die Idee ist genial, die Anwendung supersimpel. Das Script kostet bloss 30 Franken und ist damit nach einer halben Tabelle bereits amortisiert. Demo und Bezug direkt beim Hersteller: www.pdsassoc.com.

Aktualisieren von Inhalt

Bei Jahresberichten oder anderen Drucksachen aus der Geschäftswelt ändern sich oft nur die Zahlen. Die Tabellen bleiben optisch über mehrere Ausgaben gleich.

InDesign kann platzierte Texte wie Bilder verknüpfen. Die Texte haben also auch nach dem Import eine Verbindung zum Original. Wird dieses geändert (beispielsweise aktualisierte Zahlen), kann die Verknüpfung in InDesign aktualisiert werden – wie bei Bildern über die Palette «Verknüpfungen».

Wenn da nur nicht ein grosser Haken wäre! Nicht nur der Inhalt wird aktua­lisiert, auch die Formatierung kommt neu rein und überschreibt diejenige von InDesign. Dieses Verhalten macht die Aktualisierung auf den ersten Blick gleich wieder unbrauchbar.

Was ist zu tun? Mit den weiter oben vorgestellten Tools können Sie sich helfen. Speichern Sie vor dem Aktualisieren von Tabellen das Aussehen mit SmartStyles, und weisen Sie dieses nach dem Import der neuen Zahlen wieder zu. Dieses Vorgehen funktioniert recht gut; ich persönlich finde es eher eine Vergewaltigung von Tabellen.

Weit smarter ist das Plug-in TableStyles & CellStyles. Denn die Pro-Version ist extra dafür gemacht, bei verknüpften Excel-Tabellen nur noch den Inhalt zu aktualisieren. Die InDesign-Formatierung bleibt bestehen!

Aktualisieren für 30 Franken

Weil mit einer einzigen Tabelle bereits amortisiert und sehr simpel im Einsatz, gehe ich im weiteren Artikel auf die Lösung PopTabFmClip ein.

Platzieren Sie die Excel-Tabelle wie be­­schrieben in InDesign. Das Verknüpfen der Tabelle mit dem Excel-File ist nicht notwendig, neue Zahlen kommen über die Zwischenablage rein. Formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen.

Und jetzt geschieht es: Sie bekommen eine neue Excel-Datei mit anderen Zahlen. Keine Panik. Surfen Sie zu www.pdsassoc.com und kaufen Sie sich direkt online das JavaScript PopTabFmClip. Die Installation ist denkbar einfach. Kopieren Sie den ganzen Ordner PopTabFmClipForCS2 in den Skripts-Ordner von InDesign. Diesen finden Sie im InDesign-Programmorder und da im Ordner Presets.

Lassen Sie sich nicht irritieren. Die InDesign-Bibliothek PopTabFmClip.indl gehört auch dazu und sollte dort stehen gelassen werden.

Nun öffnen Sie die neue Excel-Datei in Excel oder OpenOffice. Markieren Sie sich die Zellen, die Sie nach InDesign bringen wollen – dies kann auch die gesamte Tabelle sein. Kopieren Sie den markierten Bereich und wechseln danach zu InDesign. Hier platzieren Sie den Cursor in die erste Zelle der zu ak­tualisierenden Tabelle. Stop – jetzt nicht einfach einfügen. Doppelklicken Sie stattdessen auf das installierte Script. Es befindet sich in der Skripten-Palette unter Automatisierung.

Schwups, der Inhalt ist ersetzt, und die Formatierung bleibt erhalten!

Ändert sich bei der neuen Excel-Ta­­belle die Anzahl Zellen, sollten Sie vor dem Einfügen der neuen Daten die InDesign-Tabelle an die neue Grösse anpassen, also Zeilen und Spalten einfügen. Sind es weniger Zellen, werden beim Einfügen einfach nicht alle gefüllt.

Wollen Sie Tabellen mit Kopf- und Fusszeilen aktualisieren, dann kopieren Sie dafür Tabellenkörper, -kopf und -fuss separat.

Fazit

Viele Tabellen entstehen in Excel und kommen für das Layout auch in diesem Format daher. InDesigns Excel-Import ist beeindruckend. Doch fehlen Tabellenstile und die Möglichkeit, Inhalte einfach zu aktualisieren.

In diese Lücken springen geniale Erweiterungen von Drittherstellern. Bereits für 30 Franken gibt es ein Script. Für 400 Franken haben Sie alles: Tabellenstile und Excel-Aktualisierung.